Conservazione e prescrizione dei documenti amministrativi degli enti no profit

La fine del 2013, così come la fine di ogni anno, indica il termine di conservazione dei documenti di un determinato periodo.

Esistono due distinti termini di conservazione dei documenti:

• Civilistici
• Fiscali

Ai fini civilistici l’art. 2220 del Codice Civile stabilisce che i documenti devono essere conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. Il suddetto termine si riferisce al Libro Giornale, Libro Inventari, fatture, corrispondenza. Anche se il suddetto articolo si riferisce agli imprenditori, per prudenza è bene che anche gli enti no profit rispettino la conservazione decennale. Tuttavia vi sono dei documenti che è obbligatorio conservare anche oltre i 10 anni quali ad esempio:

• Atto Costitutivo e Statuto
• Certificato di attribuzione C.F. e P. IVA ed opzione per la Legge 398/91
• Rogiti relativi ad immobili
• Copia fatture di cespiti indicati nel Libro cespiti ed attualmente in uso
• Libri sociali obbligatori (Soci – Assemblee – Consiglio Direttivo)
• Atto di iscrizione al Registro delle APS
• Documentazione di iscrizione al REA
• Autorizzazioni sanitarie e documentazione per licenze circolistiche
• Autorizzazione giochi leciti
• Tutta la documentazione relativa all’agevolazione fiscale del 36% - 41% - 55%
• Modello EAS

Ai fini fiscali la legge stabilisce che i documenti contabili e fiscali vanno conservati per 4 anni. I 4 anni decorrono dal 31.12 dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione dei redditi, se dovuta. Se la dichiarazione è stata omessa il termine aumenta a 5 anni. Quindi per le associazioni con esercizio solare coincidente con l’anno solare il 31.12.2013 è terminato l’obbligo di conservazione dei documenti relativi all’anno 2007.

In presenza di un reato tributario il termine dei 4 e 5 anni si raddoppia.

In relazione ai modi di conservazione l’art. 2220 del Codice Civile stabilisce che i documenti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini.